Lucrători străini în România: instruirea SSM trebuie realizată într-o limbă pe care o înțeleg

Începând din 2026, angajatorii care încadrează lucrători străini trebuie să acorde o atenție mult mai mare limbii în care realizează instruirea de securitate și sănătate în muncă.

OUG nr. 32/2026 prevede expres obligația angajatorului de a asigura instruirea SSM într-o limbă pe care lucrătorul străin o înțelege. Totodată, angajatorul trebuie să îi furnizeze echipamentele individuale de protecție necesare, potrivit legislației aplicabile.

Această obligație nu trebuie tratată ca o simplă formalitate. Un lucrător nu poate respecta corect regulile de securitate dacă materialele, instrucțiunile și explicațiile îi sunt prezentate exclusiv într-o limbă pe care nu o cunoaște suficient.

Ce s-a schimbat în 2026

OUG nr. 32/2026 privind accesul străinilor pe piața muncii din România a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 335 din 27 aprilie 2026. Actul normativ introduce obligații explicite pentru angajatorii care încadrează cetățeni străini, inclusiv obligația de a realiza instruirea SSM într-o limbă înțeleasă de lucrător.

În plus, contractul individual de muncă al salariatului străin trebuie încheiat atât în limba română, cât și în limba statului său de origine sau într-o limbă de circulație internațională pe care acesta o înțelege ori despre care se poate presupune în mod rezonabil că o înțelege.

Noua regulă privind limba instruirii completează obligațiile generale deja stabilite prin Legea nr. 319/2006. Angajatorul trebuie să asigure informarea și instruirea lucrătorilor și să le furnizeze instrucțiuni corespunzătoare riscurilor și activității desfășurate.

Trebuie tradusă întreaga documentație SSM?

Textul OUG nr. 32/2026 se referă în mod expres la instruirea SSM realizată într-o limbă pe care străinul o înțelege. Nu rezultă automat că fiecare document intern al companiei trebuie tradus integral.

În practică, însă, toate materialele folosite pentru informarea și instruirea lucrătorului trebuie să îi permită acestuia să înțeleagă efectiv:

• riscurile specifice postului;
• regulile de lucru în siguranță;
• măsurile de prevenire și protecție;
• obligațiile proprii în domeniul SSM;
• modul de utilizare a echipamentelor de protecție;
• procedurile în caz de accident, incendiu sau evacuare;
• interdicțiile și regulile specifice locului de muncă.

Prin urmare, trebuie traduse sau adaptate cel puțin materialele și documentele care îi sunt prezentate direct lucrătorului în procesul de instruire: tematicile, instrucțiunile relevante, materialele video sau text, testele de verificare și informațiile esențiale privind postul său.

Nu este suficient ca lucrătorul să semneze o fișă redactată în limba română. Angajatorul trebuie să poată demonstra că instruirea a fost transmisă într-o formă pe care lucrătorul a înțeles-o.

Ce riscă angajatorul dacă instruirea nu este realizată într-o limbă cunoscută de lucrător

Nerespectarea obligațiilor prevăzute la art. 7 alin. (1) lit. a)-d) din OUG nr. 32/2026, printre care se află și instruirea SSM într-o limbă înțeleasă de lucrătorul străin, poate fi sancționată cu amendă cuprinsă între 5.000 și 10.000 de lei pentru fiecare lucrător străin, în condițiile actului normativ. Constatarea și aplicarea sancțiunii revin inspectorilor de muncă.

Dincolo de sancțiunea contravențională, lipsa unei instruiri efectiv înțelese poate avea consecințe mult mai grave în cazul unui accident de muncă. O semnătură pe un document în limba română nu dovedește, prin ea însăși, că lucrătorul a înțeles riscurile și măsurile care trebuiau respectate.

Cum poate demonstra angajatorul că lucrătorul a înțeles instruirea

O instruire corect organizată ar trebui să lase o urmă clară și verificabilă:

1. Limba cunoscută de lucrător este stabilită înaintea instruirii.
2. Materialele relevante sunt furnizate în limba respectivă.
3. Lucrătorul parcurge conținutul corespunzător funcției și riscurilor sale.
4. Cunoștințele sunt verificate printr-un test într-o limbă pe care o înțelege.
5. Rezultatul testării și documentele semnate sunt păstrate în arhiva companiei.
6. Pentru activitățile practice, instruirea este completată prin demonstrații și verificări la locul de muncă.

Acest proces este mult mai ușor de urmărit atunci când documentele, testarea și semnăturile sunt administrate într-un sistem digital.

Cum ajutăm companiile prin serviciul SSM digital

Prin Serviciul de SSM, companiile pot organiza instruirea lucrătorilor străini într-un flux digital, fără să gestioneze separat materiale, fișe, teste și tabele.

Nu oferim doar acces la o platformă. Pregătim și administrăm procesul de instruire împreună cu angajatorul.

Traducerea și adaptarea materialelor SSM

Materialele de instruire pot fi pregătite în limba cunoscută de lucrător sau într-o limbă de circulație internațională pe care acesta o înțelege.

În funcție de activitate, pot fi adaptate:

• materialele pentru instruirea introductiv-generală;
• instrucțiunile relevante pentru funcția ocupată;
• prezentările video și materialele text;
• regulile privind utilizarea echipamentelor;
• informațiile despre evacuare și situații de urgență;
• testele de verificare a cunoștințelor.

Traducerea este realizată asupra conținutului aplicabil lucrătorului, nu prin încărcarea sa cu întreaga documentație internă a societății.

Instruire video și text, accesibilă online

Lucrătorul primește pe e-mail o invitație individuală și poate accesa materialele de pe telefon sau calculator.

Conținutul poate fi parcurs în limba stabilită, iar angajatorul vede dacă instruirea a fost începută, finalizată sau a rămas restantă.

Testare în limba lucrătorului

După parcurgerea materialelor, lucrătorul susține un test de verificare. Întrebările trebuie să fie formulate într-o limbă pe care acesta o înțelege, astfel încât rezultatul să reflecte cunoștințele reale, nu capacitatea de a interpreta un text în limba română.

Rezultatul testării este păstrat împreună cu istoricul instruirii.

Fișe semnate electronic și arhivă digitală

După finalizarea etapelor stabilite, fișele pot fi semnate electronic de persoanele implicate în proces.

Platforma păstrează:

• materialele alocate;
• limba în care a fost realizată instruirea;
• data parcurgerii;
• rezultatul testului;
• semnăturile;
• istoricul și statusul documentelor.

Astfel, compania poate demonstra mai ușor cine a fost instruit, în ce limbă și pe baza cărui conținut.

Raportare pentru HR și management

Persoanele autorizate pot vedea rapid:

• cine a finalizat instruirea;
• cine nu a accesat invitația;
• ce documente nu sunt încă semnate;
• când urmează instruirea periodică;
• ce salariați necesită materiale într-o altă limbă.

Pentru companiile care angajează periodic lucrători străini, acest sistem reduce semnificativ munca administrativă și riscul ca instruirile să rămână nefinalizate.

Instruirea digitală nu înlocuiește partea practică

În activitățile care presupun utilaje, echipamente, lucrări de construcții, procese de producție, conducerea autovehiculelor sau alte riscuri operaționale, instruirea online acoperă în principal partea teoretică.

Demonstrațiile practice, verificarea utilizării echipamentelor și instruirea specifică locului de muncă trebuie efectuate fizic de persoanele stabilite de angajator, acolo unde natura activității impune acest lucru.

Platforma digitală completează și documentează procesul, dar nu înlocuiește verificarea directă a modului în care lucrătorul aplică regulile de securitate.

Ce ar trebui să verifice angajatorii în 2026

Companiile care au deja lucrători străini ar trebui să verifice:

• ce limbă înțelege fiecare lucrător;
• în ce limbă a fost realizată instruirea;
• dacă instrucțiunile relevante sunt disponibile într-o formă inteligibilă;
• dacă testarea a fost efectuată în aceeași limbă;
• dacă fișele și rezultatele pot fi prezentate la verificare;
• dacă partea practică a fost realizată și confirmată;
• dacă documentele trebuie actualizate pentru noile obligații introduse în 2026.

Simpla existență a unor fișe semnate în limba română nu este suficientă atunci când lucrătorul nu poate demonstra că a înțeles informațiile primite.

Concluzie

În 2026, angajatorii care lucrează cu personal străin trebuie să poată demonstra nu doar că au realizat formal instruirea SSM, ci și că aceasta a fost transmisă într-o limbă înțeleasă de lucrător.

Soluția nu este traducerea mecanică a tuturor documentelor interne, ci identificarea conținutului aplicabil fiecărui post, traducerea materialelor relevante, verificarea cunoștințelor și păstrarea unor dovezi clare.

Prin serviciul nostru SSM digital, pregătim materialele în limbile necesare, configurăm instruirea și testarea, generăm fișele electronice și păstrăm întregul proces într-o arhivă ușor de urmărit.

Ai lucrători străini și documentația SSM este disponibilă doar în limba română? Putem verifica materialele existente și putem organiza instruirea într-o limbă pe care fiecare lucrător o înțelege.