Control ITM în 2026: documente solicitate și checklist SSM
M-a anunțat ITM că am control. Ce fac acum? Vezi ce îți cere ITM și cum te ajută contractul SSM să fii pregătit: de la înștiințare și documentele existente până la responsabilități și măsurile aplicate în firmă.
La un control ITM în domeniul SSM, inspectorul poate solicita actele firmei și registrul unic de control, organizarea activității de prevenire și protecție, evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiunile proprii, documentele de instruire, fișele de aptitudine, evidențele EIP și documentele tehnice aplicabile. Lista se extinde în funcție de activitate, riscuri, echipamente, evenimente și numărul de lucrători.
Riscuri, măsuri, instruire, sănătatea lucrătorilor și organizarea prevenirii.
Contracte, timp de muncă, salarizare, REGES-ONLINE și drepturile salariaților.
Apărarea împotriva incendiilor și cerințele specifice situațiilor de urgență.
Expresia „control ITM” este folosită frecvent pentru verificări diferite. Acest ghid tratează în principal controlul în domeniul securității și sănătății în muncă. Dacă acțiunea include și relațiile de muncă, inspectorii pot solicita separat contractele individuale, actele adiționale, evidența timpului de muncă, documentele de salarizare, regulamentul intern și datele gestionate în REGES-ONLINE.
Cuprins
M-a anunțat ITM că am control. Ce fac acum?
Începe cu înștiințarea primită: ce documente sunt cerute, pentru ce perioadă și punct de lucru, unde și până când trebuie prezentate. Trimite solicitarea persoanei care gestionează SSM și colegului care ține actele firmei sau documentele de personal. Folosește termenul comunicat de inspector, nu un calendar generic de 24 de ore.
O înștiințare prin care ți se cer documente nu este, prin ea însăși, o amendă sau un proces-verbal de sancționare. Ea nu arată nici că firma este deja conformă. Inspectorul verifică situația și poate cere documentele relevante pentru control, potrivit art. 19 din Legea nr. 108/1999.
Verifică data, ora, locul prezentării, domeniul controlului și documentele indicate. Dacă o cerință sau modalitatea de transmitere nu este clară, cere lămuriri inspectorului prin datele oficiale de contact.
Desemnează persoana care adună răspunsul. Păstrează înștiințarea și inventariază actele firmei, organizarea SSM, evaluările, planul de prevenire, instrucțiunile, instruirile și fișele de aptitudine aplicabile.
Compară documentele cu salariații, posturile, spațiile și echipamentele actuale. Notează ce lipsește, ce trebuie actualizat și cine poate furniza fiecare document. Include verificările tehnice și celelalte evidențe doar când sunt aplicabile.
Asociază fiecare cerință din înștiințare cu documentul și persoana responsabilă. Verifică versiunile, semnăturile și posibilitatea de a deschide fișierele. Stabilește cu inspectorul un canal practic de transmitere a documentelor electronice. Pentru acest pas, vezi ghidul despre pregătirea fișierelor electronice.
Prezintă documentele solicitate și păstrează dovada transmiterii sau prezentării. Dacă există lipsuri ori dificultăți, comunică-le fără să presupui că termenul s-a prelungit. După control, urmărește măsurile și termenele comunicate de inspector.
Păstrează istoricul real. Nu antedata documente, nu completa instruiri fictive și nu aplica semnături pentru activități care nu au avut loc. Remediază lipsurile cu data și situația reale, păstrând evidențele existente.
Exemplu anonim de înștiințare ITM pentru documente SSM
Exemplul de mai jos este o reconstituire anonimizată, pentru informare, pe baza unei înștiințări reale. Nu este un formular oficial. Au fost eliminate datele de identificare și de contact, semnăturile și completările manuscrise; antetul oficial și paragraful privind sancțiunile nu sunt reproduse.
Descarcă exemplul anonim de înștiințare ITM – documente SSM (PDF)
Modelul cuprinde 15 categorii tipărite, inclusiv documente care se aplică numai anumitor activități. Nu înseamnă că toate au fost solicitate în cazul-sursă sau că sunt obligatorii pentru orice firmă. Citește cerințele din propria înștiințare și verifică aplicabilitatea lor.
Mențiunile despre „original” și ștampilă sunt elemente ale exemplului-sursă, nu o regulă generală de prezentare exclusiv pe hârtie sau o obligație generală de a folosi ștampila. Pentru documentele electronice semnate potrivit legii, vezi regulile de prezentare la control.
Ce îți cere ITM și cum te ajută contractul SSM să fii pregătit
Pregătirea începe înainte să primești înștiințarea. Evaluarea riscurilor, măsurile de prevenire, instruirile și evidențele trebuie să urmărească activitatea firmei pe parcursul colaborării. Un contract SSM este util când stabilește clar activitățile preluate, responsabilitățile și informațiile pe care trebuie să le comunici.
Ce pregătim și administrăm noi
ERK SECURE PROTECT pregătește și administrează evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiunile, tematicile și documentele de organizare în limita activităților prevăzute în contract și pe baza informațiilor despre munca reală. La primirea înștiințării, verificăm documentele existente față de solicitare și stabilim ce trebuie clarificat sau actualizat în cadrul serviciilor contractate.
Vezi cum este organizată documentația SSM pentru firmă. Întinderea sprijinului și orice activitate suplimentară se verifică în contractul concret.
Ce rămâne în responsabilitatea firmei
Angajatorul comunică angajările și schimbările de post, spațiu, echipamente ori mod de lucru, desemnează persoanele cu atribuții, asigură resursele și aplică măsurile stabilite. Instruirea și verificarea ei se fac efectiv de persoanele cărora le revin aceste roluri.
Firma furnizează actele societății, registrul unic de control și documentele de personal sau relații de muncă solicitate, prin persoanele care le gestionează. Contractarea unui serviciu extern nu înlătură responsabilitatea angajatorului: Legea nr. 319/2006, art. 6–7.
Cum ajută platforma de instruire
Prin SSM.ro pot fi organizate materialele, testele, fișele, semnăturile și arhiva, în fluxul stabilit pentru firmă. Poți urmări etapele finalizate și restanțele. Platforma sprijină evidența, dar nu înlocuiește instruirea reală, demonstrațiile practice necesare și verificarea de către persoanele responsabile.
Fișele trebuie să reflecte materialul, durata și data instruirii, iar în fluxul electronic sunt semnate de persoanele implicate. Vezi HG nr. 259/2022, modificările art. 81 și introducerea art. 81¹, precum și modul de organizare a instruirii online.
Ce documente vin de la alți specialiști
Fișa de aptitudine este emisă de medicul de medicina muncii. Verificările instalațiilor electrice și ale împământării, documentele ISCIR și alte verificări tehnice se obțin de la persoane sau furnizori competenți, autorizați atunci când legea o cere, în funcție de echipamentele și riscurile existente.
Aceste servicii nu sunt incluse automat într-un abonament SSM. Verifică separat ce este necesar, cine îl asigură și ce prevede contractul.
Ca să fii pregătit continuu: anunță schimbările când apar, urmărește instruirile și controalele medicale la termenele aplicabile, păstrează dovezile măsurilor realizate și verifică periodic dacă documentele pot fi găsite și prezentate. Astfel, înștiințarea pornește o verificare a situației existente, nu o încercare de a reface retrospectiv activitatea firmei.
Control ITM – SSM: documente solicitate frecvent
Nu există un dosar identic pentru toate societățile. Un birou cu trei salariați, un restaurant, un cabinet medical și un șantier au obligații și riscuri diferite. Totuși, există un nucleu de documente pe care angajatorul trebuie să îl poată prezenta rapid și coerent.
Important: inspectorul poate solicita și alte acte relevante pentru obiectul controlului. Lista oficială publicată de ITM include documentele uzuale, dar întinderea verificării este stabilită în funcție de situația concretă.
Actele firmei și reprezentarea la un control ITM
- certificatul de înmatriculare și actul constitutiv;
- certificatul constatator pentru activitățile și punctele de lucru verificate;
- registrul unic de control;
- împuternicirea persoanei care reprezintă societatea, dacă administratorul nu participă;
- documentele de identificare solicitate pentru verificarea reprezentantului.
Se verifică: identitatea angajatorului, activitățile autorizate, locurile în care se desfășoară munca și persoana care poate semna actele de control.
Organizarea activității de prevenire și protecție
- decizia privind modul de organizare a activității SSM;
- decizia lucrătorului desemnat și dovada pregătirii, dacă această variantă este aplicabilă;
- documentele serviciului intern, dacă activitatea este organizată intern;
- contractul cu serviciul extern și certificatul de abilitare valabil, dacă activitatea este externalizată;
- deciziile pentru conducătorii locurilor de muncă și atribuțiile SSM din fișele de post.
Se verifică: dacă varianta aleasă este legală pentru dimensiunea și riscurile firmei și dacă responsabilitățile sunt exercitate în realitate.
Evaluarea riscurilor profesionale
- evaluarea riscurilor pentru locurile de muncă, activitățile și riscurile reale;
- identificarea grupurilor sensibile la riscuri specifice;
- evidența zonelor cu risc ridicat și specific, unde acestea există;
- reevaluarea după schimbări semnificative, evenimente sau apariția unor riscuri noi;
- corelarea evaluării cu echipamentele, substanțele și modul efectiv de lucru.
Se verifică: dacă evaluarea descrie activitatea existentă, nu o activitate generică sau o situație veche a societății.
Planul de prevenire și protecție
- măsurile tehnice, organizatorice, igienico-sanitare și de altă natură;
- responsabilii, termenele și resursele necesare;
- dovezile că măsurile au fost realizate sau sunt urmărite;
- actualizarea planului când se schimbă evaluarea riscurilor;
- măsurile specifice punctelor de lucru și activităților desfășurate la terți.
Se verifică: legătura dintre riscul identificat, măsura stabilită, termen și ceea ce există efectiv la locul de muncă.
Instrucțiuni proprii și reguli de lucru
- instrucțiuni proprii SSM adaptate activităților și echipamentelor;
- instrucțiuni pentru situațiile de pericol grav și iminent;
- reguli pentru acces, circulație, depozitare, manipulare și intervenții;
- instrucțiuni pentru deplasări, telemuncă sau lucru la sediul clienților, dacă se aplică;
- instrucțiunile producătorilor și procedurile de utilizare în siguranță a echipamentelor.
Se verifică: dacă regulile sunt cunoscute, aplicabile și compatibile cu riscurile din evaluare.
Instruirea lucrătorilor
- programul de instruire-testare și tematicile aprobate;
- decizia privind duratele și periodicitatea instruirilor;
- fișele individuale de instruire SSM completate și confirmate;
- dovezile instruirii introductiv-generale, la locul de muncă, periodice și suplimentare;
- fișele de instruire colectivă pentru persoanele din exterior, unde este cazul;
- rezultatele testărilor și materialele utilizate la instruire.
Se verifică: continuitatea instruirilor, competența persoanelor care le efectuează, tematica, data și dovada participării.
Supravegherea sănătății lucrătorilor
- fișele de aptitudine emise de medicina muncii;
- controlul medical la angajare și controalele periodice;
- respectarea restricțiilor sau recomandărilor medicale;
- documentele privind supravegherea specială, dacă există expuneri profesionale;
- corelarea riscurilor din fișa de identificare cu activitatea efectivă.
Se verifică: dacă fiecare lucrător este apt pentru munca prestată și dacă examinarea medicală acoperă riscurile reale.
Echipamentul individual de protecție
- normativul intern de acordare a EIP stabilit pe baza evaluării riscurilor;
- fișele sau evidențele de predare-primire;
- instrucțiunile de utilizare, întreținere, verificare și înlocuire;
- documentele de conformitate și evidența verificărilor, când sunt necesare;
- dovada că EIP este disponibil și utilizat corect.
Se verifică: dacă echipamentul este ales după risc, nu distribuit formal, și dacă starea sa permite utilizarea în siguranță.
Prim ajutor, stingere și evacuare
- desemnarea lucrătorilor care aplică măsurile de prim ajutor, stingere și evacuare;
- instruirea adecvată și numărul suficient de persoane desemnate;
- organizarea alarmării și a intervenției în raport cu activitatea și mărimea unității;
- trusele și mijloacele necesare, amplasate și verificate;
- informarea privind conduita în caz de accident sau pericol grav.
Se verifică: capacitatea reală de reacție, nu doar existența unei decizii nominale.
Evenimente, accidente și măsuri dispuse
- registrele de evidență prevăzute pentru evenimente și accidente;
- comunicările evenimentelor și dosarele de cercetare, dacă au existat;
- formularele și procesele-verbale aplicabile;
- dovada realizării măsurilor dispuse după eveniment;
- documentele controalelor anterioare și răspunsurile privind îndeplinirea măsurilor.
Se verifică: respectarea termenelor de comunicare și cercetare, cauzele stabilite și prevenirea repetării evenimentului.
Pentru structura generală a dosarului, fără perspectiva punctuală a controlului, vezi pagina dedicată documentației SSM obligatorii pentru angajatori.
Control ITM: documente specifice activității și riscurilor
Una dintre cele mai frecvente erori este folosirea aceleiași liste pentru orice firmă. Documentele de mai jos nu se cer automat tuturor angajatorilor, dar devin esențiale atunci când există riscul, instalația, substanța ori categoria de lucrători vizată.
| Situația existentă | Documente care pot fi verificate | Aplicare |
|---|---|---|
| Minimum 50 de lucrători | Decizia de constituire a CSSM, regulamentul, procesele-verbale trimestriale, raportul anual și urmărirea măsurilor. Sub 50 de lucrători, constituirea poate fi impusă în condițiile legii. | În funcție de efectiv |
| Echipamente sub incidența ISCIR | Autorizări, evidențe, verificări tehnice, prescripții și autorizarea personalului de deservire, după caz. | Tehnic |
| Instalații electrice și echipamente de muncă | Verificări ale protecției împotriva electrocutării, buletine pentru prize de pământ, mentenanță, verificări periodice și instrucțiuni. | Tehnic |
| Agenți chimici periculoși | Inventar, fișe cu date de securitate, evaluarea expunerii, instrucțiuni, etichetare, depozitare, măsurători și evidențe de instruire. | Risc chimic |
| Agenți biologici | Evaluarea riscului biologic, măsuri de igienă, proceduri de expunere accidentală, gestionarea deșeurilor și supraveghere medicală specifică. | Risc biologic |
| Atmosfere explozive | Documentul privind protecția împotriva exploziilor, clasificarea zonelor, evaluări, măsuri tehnice și autorizări specifice. | ATEX |
| Șantiere temporare sau mobile | Planul propriu de securitate și sănătate, convenții și coordonare SSM, evidența instruirilor și documentele prevăzute pentru șantier. | Construcții |
| Noxe, zgomot, vibrații sau microclimat | Buletine de determinări, evaluări de expunere, plan de măsuri și supraveghere medicală corelată cu rezultatele. | Expunere |
| Temperaturi extreme | Măsurile organizatorice și igienico-sanitare, evidența aplicării lor și adaptarea programului, în condițiile legale. | Sezonier |
| Grupuri sensibile | Evaluări și măsuri pentru salariate gravide, tineri, persoane cu dizabilități sau alte grupuri expuse unor riscuri specifice. | După caz |
| Activitate la sediul unui client | Documente de coordonare, informarea reciprocă asupra riscurilor, reguli ale locației și delimitarea responsabilităților. | La terți |
Ce se verifică la un control ITM dincolo de documente
Un dosar voluminos nu înseamnă automat conformare. La un control ITM, documentele sunt comparate între ele și cu situația observată la locul de muncă. Cele mai importante legături sunt următoarele:
Lanțul documentar care trebuie să fie coerent
Fiecare risc identificat trebuie să conducă la măsuri, reguli, instruire și dovezi verificabile.
La un control ITM, datele, posturile, punctele de lucru și echipamentele trebuie să corespundă situației reale.
Trebuie să poată fi identificat cine a stabilit măsura, cine a instruit, cine a semnat și când s-a realizat acțiunea.
O măsură trecută în plan, dar neimplementată în teren, poate deveni chiar dovada unei neconformități cunoscute.
La un control ITM, inspectorul poate discuta cu lucrătorii
Fișele semnate nu sunt singura dovadă. Lucrătorii pot fi întrebați ce riscuri există, ce echipament trebuie utilizat, cum raportează o defecțiune, ce fac în caz de pericol și cine conduce activitatea. Răspunsurile lor pot confirma sau contrazice documentele prezentate.
Controlul urmărește toate locurile în care se muncește
Dacă societatea are mai multe puncte de lucru, salariați în telemuncă, activitate pe teren sau lucrători trimiși la sediul clienților, documentația trebuie să acopere aceste situații. O evaluare făcută numai pentru sediul social nu este suficientă când munca reală se desfășoară în alte locații.
Documente digitale la un control ITM: ce pregătești
Documentele și evidențele gestionate electronic trebuie să poată fi găsite și prezentate fără întârziere. Firma trebuie să păstreze forma cerută de actul normativ pentru fiecare document, să poată demonstra autenticitatea și integritatea acestuia și să dețină dovezile de semnare aplicabile.
Codul muncii, art. 16 alin. (1⁸), obligă organele de control competente să accepte documentele din domeniul relațiilor de muncă și SSM încheiate electronic, cu semnătură electronică potrivit legii, fără să solicite și exemplare pe hârtie. La cererea lor, aceste documente pot fi transmise electronic și înaintea controlului.
Pregătește fișierele electronice originale, cu semnăturile și datele necesare verificării lor. O simplă scanare a unui act pe hârtie nu devine, prin scanare, original electronic semnat. Păstrează forma și dovezile cerute pentru fiecare document.
Clarifică modalitatea practică de prezentare sau transmitere cu inspectorul. Regula de acceptare a documentelor electronice nu înseamnă că inspectorul trebuie să folosească un stick USB sau să intre într-o platformă privată. Organizează un export care păstrează documentele și semnăturile verificabile; versiunea valabilă, istoricul și instruirile efectuate trebuie să poată fi identificate.
Pentru regulile dedicate instruirii și semnării, consultă ghidurile despre instruirea SSM online și semnătura electronică în documentele SSM.
Control ITM: un index practic al arhivei
Pentru a găsi rapid documentele la un control ITM, poți folosi un index intern simplu. Notează categoria documentului, punctul de lucru, persoana care îl păstrează și locul unde se află versiunea curentă. Aceasta este o recomandare de organizare, nu un formular obligatoriu suplimentar.
De exemplu, pentru instruiri indică dosarul sau folderul fiecărui salariat și persoana care verifică evidența. Pentru măsurile de prevenire, asociază documentul cu responsabilul și dovada realizării. Separă documentele în lucru de versiunile aprobate, astfel încât o ciornă să nu fie confundată cu documentația valabilă.
Înainte de un control ITM, testează dacă persoana desemnată poate deschide și identifica fișierele fără ajutorul celui care le-a creat. Folosește denumiri clare și acces limitat la persoanele autorizate. Păstrează informațiile medicale și datele salariaților în spațiile destinate acestora, nu într-un folder public. Indexul ajută la prezentare, dar nu înlocuiește documentele, instruirile ori măsurile efectiv realizate.
Control ITM: greșeli frecvente în dosarul SSM
Documente copiate, fără legătură cu activitatea
Apar echipamente, funcții, persoane sau riscuri care nu există în societate, iar riscurile reale lipsesc.
Evaluare actuală, plan de prevenire vechi
Factorii de risc au fost modificați, dar măsurile nu au fost actualizate și nu mai pot fi urmărite coerent.
Fișe fără continuitate sau semnături
Instruirile periodice nu respectă intervalele stabilite prin programul de instruire-testare, tematicile nu corespund sau confirmările nu sunt finalizate.
Medicina muncii nu acoperă riscurile reale
Fișa de identificare a factorilor de risc nu a fost actualizată după schimbarea activității ori a echipamentelor.
Măsuri trecute formal în PPP
Termenele sunt depășite, responsabilii nu cunosc sarcinile, iar în teren nu există dovada implementării.
Confuzie între SSM și PSI
Dosarul amestecă atribuțiile serviciului extern SSM cu responsabilitățile interne privind apărarea împotriva incendiilor.
Contractarea unui serviciu extern nu transferă răspunderea legală a angajatorului. Serviciul extern sprijină organizarea și îndeplinește activitățile prevăzute în contract, dar conducerea societății trebuie să asigure aplicarea măsurilor. Vezi ce presupune un serviciu SSM complet pentru firme.
Întrebări frecvente despre un control ITM
Există o listă unică pentru orice control ITM?
Nu. Documentele depind de obiectul controlului, activitatea firmei, riscurile profesionale, echipamentele utilizate, numărul de lucrători și situațiile constatate. Există un nucleu de documente cerut frecvent și acte suplimentare aplicabile numai anumitor activități.
La un control ITM, documentele SSM trebuie prezentate numai pe hârtie?
Nu. Documentele din domeniul SSM încheiate electronic și semnate potrivit legii trebuie acceptate de organele de control competente fără a fi cerute și pe hârtie, conform art. 16 alin. (1⁸) din Codul muncii. Pregătește fișierele originale și dovezile de semnare; stabilește modalitatea de transmitere cu inspectorul.
Contractul cu serviciul extern SSM este suficient la un control ITM?
Nu. Contractul și certificatul de abilitare dovedesc modul de organizare a activității de prevenire și protecție. Angajatorul trebuie să prezinte și documentația aplicabilă, instruirile, măsurile implementate și evidențele actualizate.
ITM solicită și documentele PSI?
Controlul SSM nu este un control ISU. Inspectorul de muncă poate însă verifica măsurile de prim ajutor, stingere a incendiilor și evacuare a lucrătorilor care țin de obligațiile SSM ale angajatorului. Documentația completă de apărare împotriva incendiilor rămâne în sfera autorităților competente pentru situații de urgență.
Ce se întâmplă dacă actele există, dar nu sunt actualizate?
Simpla existență a unor formulare nu dovedește conformarea. Inspectorul verifică dacă documentele corespund activității reale, dacă au fost actualizate, dacă instruirile sunt efectuate și confirmate și dacă măsurile stabilite au fost puse în aplicare.
Controlul SSM este același cu verificarea relațiilor de muncă?
Nu. ITM are atribuții distincte în securitate și sănătate în muncă și în relații de muncă. Un control poate viza unul dintre domenii sau le poate include pe ambele. Pentru relații de muncă se verifică, între altele, contractele, timpul de muncă, drepturile salariale și înregistrările din REGES-ONLINE.
Ai primit înștiințarea?
Transmite-ne solicitarea și verificăm documentele existente în raport cu aceasta și serviciile contractate.
Surse oficiale
- Legea nr. 108/1999 – art. 19, atribuțiile inspectorului de muncă
- Codul muncii – art. 16 alin. (1⁸), prezentarea documentelor electronice
- HG nr. 259/2022 – evidența și semnarea electronică a instruirii
- Inspecția Muncii – acte solicitate de inspectorii de muncă SSM în urma unui control
- Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă
- HG nr. 1425/2006 – Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 319/2006
- HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
- Inspecția Muncii – Ghid de utilizare REGES-ONLINE pentru angajatori
Publicat la 3 august 2026. Revizuit editorial la 9 octombrie 2026. Lista documentelor se adaptează obiectului controlului și activității efectiv desfășurate.