Politica de confidențialitate

Protejarea datelor cu caracter personal reprezintă o prioritate pentru ERK SECURE PROTECT S.R.L. Prezenta politică explică modul în care colectăm, utilizăm, păstrăm și protejăm datele personale în legătură cu site-ul serviciuldessm.ro, platforma digitală SSM.ro și serviciile de securitate și sănătate în muncă, situații de urgență și prevenire a incendiilor furnizate clienților noștri.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”), Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004 și celelalte dispoziții legale aplicabile.

1. Identitatea și datele noastre de contact

2. Rolul nostru în prelucrarea datelor

ERK SECURE PROTECT S.R.L. are calitatea de operator de date atunci când stabilește scopurile și mijloacele prelucrării, inclusiv pentru administrarea site-ului, soluționarea cererilor de ofertă, încheierea și executarea contractelor, facturare, comunicări comerciale autorizate, securitatea sistemelor și apărarea drepturilor sale.

Pentru datele salariaților, colaboratorilor sau reprezentanților introduse de o societate-client în platforma SSM.ro în scopul întocmirii documentației, instruirii, testării, semnării și arhivării evidențelor SSM/SU/PSI, societatea-client, în calitate de angajator, este de regulă operatorul datelor, iar ERK SECURE PROTECT S.R.L. acționează ca persoană împuternicită de operator, în limitele contractului și ale instrucțiunilor documentate primite de la client.

3. Persoanele vizate

Prezenta politică se aplică în principal următoarelor categorii:

• vizitatorilor site-ului serviciuldessm.ro;
• persoanelor care solicită o ofertă sau informații;
• clienților, potențialilor clienți și reprezentanților acestora;
• utilizatorilor platformei SSM.ro;
• salariaților și colaboratorilor clienților pentru care sunt gestionate documente și instruiri;
• furnizorilor, partenerilor și reprezentanților acestora.

4. Categoriile de date prelucrate

În funcție de relația pe care o aveți cu noi și de serviciile utilizate, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, funcție și societatea reprezentată.
• Date transmise prin formularul de ofertă: denumirea companiei, numărul estimat de salariați, orașul sau sediul, punctele de lucru și informațiile privind activitatea desfășurată.
• Date contractuale și de facturare: datele reprezentanților, calitatea acestora, semnătura, datele societății, adresa de facturare și informațiile necesare executării contractului.
• Date privind raportul de muncă și activitatea profesională: angajator, funcție, departament, punct de lucru, conducător al locului de muncă, data angajării sau alte informații necesare organizării activității SSM/SU/PSI.
• Date privind instruirea: instruirile alocate, materialele accesate, progresul, data și durata parcurgerii, rezultatele testelor, statusul documentelor și confirmările persoanelor implicate.
• Date asociate semnării electronice: documentul semnat, identitatea declarată a semnatarului, data și ora semnării, informațiile tehnice și dovezile de integritate și trasabilitate asociate semnăturii.
• Date tehnice și de securitate: adresă IP, identificatori tehnici, tipul dispozitivului, browserul, data și ora accesării, jurnale de autentificare, acțiuni efectuate în platformă și evenimente de securitate.
• CNP și alte date de identificare: numai dacă sunt necesare pentru documentele aplicabile sau sunt transmise în mod legal de client în cadrul serviciilor contractate.
• Date privind aptitudinea pentru muncă: numai dacă sunt necesare în cadrul documentelor SSM și sunt transmise de angajator, fără colectarea unor informații medicale care nu sunt necesare serviciului.
• Date colectate prin cookie-uri: conform opțiunilor exprimate prin platforma de gestionare a consimțământului și Politicii de cookie-uri.

Vă rugăm să nu ne transmiteți date personale care nu sunt necesare serviciului solicitat. Clienții au responsabilitatea de a verifica exactitatea, legalitatea și caracterul adecvat al datelor introduse în platformă.

5. Sursele datelor

Datele pot fi obținute:

• direct de la dumneavoastră, prin site, telefon, e-mail sau platformă;
• de la angajatorul sau societatea-client care vă creează accesul și vă alocă documentele;
• de la reprezentanții autorizați ai clientului;
• automat, prin utilizarea site-ului și a platformei, în cazul datelor tehnice și jurnalelor de activitate;
• din surse publice, atunci când acest lucru este necesar verificării datelor unei societăți sau reprezentantului acesteia.

6. Scopurile și temeiurile prelucrării

7. Necesitatea furnizării datelor

Câmpurile marcate ca obligatorii sunt necesare pentru soluționarea cererii, încheierea sau executarea contractului ori furnizarea accesului la platformă. Refuzul furnizării acestor date poate împiedica transmiterea unei oferte, crearea accesului, generarea documentelor sau prestarea serviciilor solicitate.

Furnizarea datelor pentru comunicări de marketing și acceptarea cookie-urilor neesențiale sunt opționale și pot fi refuzate fără a afecta accesul la funcționalitățile strict necesare.

8. Destinatarii datelor

Nu vindem și nu închiriem datele personale. În măsura necesară, datele pot fi accesate sau transmise către:

• personalul și colaboratorii autorizați ai ERK SECURE PROTECT S.R.L.;
• angajatorul și utilizatorii autorizați ai societății-client;
• furnizorii de găzduire, mentenanță, securitate informatică și suport tehnic;
• furnizorii serviciilor de e-mail și comunicații;
• furnizorii de semnătură electronică, sigilare electronică și servicii de încredere, inclusiv CERTSIGN, după caz;
• furnizorii de contabilitate, facturare, servicii juridice, audit sau consultanță;
• furnizorii de servicii analitice și publicitare, numai în limitele consimțământului acordat pentru cookie-uri;
• autorități și instituții publice, precum ITM, Inspecția Muncii, ANAF, ISU/IGSU, instanțe sau organe de cercetare, atunci când comunicarea este prevăzută de lege ori este necesară în cadrul unei proceduri legale.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt selectați ținând seama de garanțiile oferite și sunt supuși obligațiilor contractuale privind confidențialitatea, securitatea și protecția datelor.

9. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Anumiți furnizori de servicii informatice, analitice, de comunicații sau publicitate pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European. Atunci când are loc un asemenea transfer, utilizăm mecanismele recunoscute de GDPR, precum deciziile de adecvare ale Comisiei Europene, clauzele contractuale standard sau alte garanții legale aplicabile.

Informații suplimentare privind garanțiile aplicabile pot fi solicitate la office@serviciuldessm.ro .

10. Durata de păstrare

Datele sunt păstrate numai pe perioada necesară scopurilor pentru care au fost colectate, ținând cont de obligațiile legale, contractuale și de necesitatea apărării unor drepturi:

• Cereri de ofertă care nu conduc la încheierea unui contract: maximum 12 luni de la ultima comunicare, dacă nu există un motiv legal pentru o păstrare mai îndelungată.
• Date contractuale: pe durata contractului și ulterior pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale sau apărării drepturilor, de regulă în limita termenelor de prescripție aplicabile.
• Documente financiar-contabile: 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, conform legislației contabile, dacă o dispoziție specială nu impune un alt termen.
• Fișe individuale de instruire SSM: de la angajare până la data încetării raporturilor de muncă, conform dispozițiilor legale aplicabile angajatorului.
• Date privind instruirea, testarea, semnarea și trasabilitatea: pe perioada aferentă documentelor la care se referă și conform instrucțiunilor legale și contractuale ale angajatorului.
• Datele gestionate în platformă în numele clienților: pe durata contractului și conform instrucțiunilor clientului privind păstrarea, exportarea, returnarea sau ștergerea datelor, cu respectarea obligațiilor legale aplicabile.
• Jurnale tehnice și de securitate: pentru perioada necesară asigurării securității, investigării incidentelor și dovedirii operațiunilor efectuate.
• Date din cookie-uri: potrivit duratelor afișate în modulul de preferințe și în Politica de cookie-uri.

La expirarea termenelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate în mod securizat, după caz.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele personale și la informațiile privind prelucrarea;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul de opoziție față de prelucrările întemeiate pe interes legitim;
• dreptul de opoziție în orice moment față de marketingul direct;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este aplicabil;
• dreptul de retragere a consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, dacă aceasta produce efecte juridice sau vă afectează semnificativ în mod similar;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Cererile pot fi transmise la office@serviciuldessm.ro . Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare necesare verificării identității solicitantului.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii. În cazurile complexe, termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR, cu informarea persoanei vizate.

De asemenea, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal .

12. Testare automată și decizii automatizate

Platforma poate verifica automat răspunsurile la testele de instruire și poate înregistra progresul, rezultatul, data parcurgerii și statusul documentelor. Aceste operațiuni sunt utilizate pentru administrarea și documentarea instruirii.

Nu adoptăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra persoanei sau să o afecteze semnificativ în sensul art. 22 GDPR. Deciziile privind raportul de muncă aparțin angajatorului.

13. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul utilizează cookie-uri strict necesare, iar cookie-urile analitice, publicitare sau alte cookie-uri neesențiale sunt activate numai în funcție de opțiunile exprimate prin modulul de gestionare a consimțământului.

Preferințele pot fi modificate oricând din setările cookie disponibile pe site. Informații detaliate sunt disponibile în Politica de cookie-uri .

14. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, destinate să protejeze confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor. Aceste măsuri pot include, după caz, comunicații criptate, controlul accesului, autentificare, jurnalizarea operațiunilor, copii de siguranță, actualizări de securitate, limitarea accesului la personalul autorizat și proceduri de gestionare a incidentelor.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. În cazul unui incident de securitate, vom aplica procedurile legale de evaluare, limitare a efectelor și notificare, atunci când notificarea este obligatorie.

15. Modificarea politicii

Putem actualiza prezenta politică pentru a reflecta schimbările legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea aplicabilă va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

16. Contact

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor sau pentru exercitarea unui drept GDPR, ne puteți contacta la: office@serviciuldessm.ro sau la numărul 0726 863 143.