Instruire SSM online: ghid video și semnarea fișelor

Vezi cum parcurge un angajat instruirea SSM online, de la invitația pe e-mail până la fișa semnată. Ghidul include demonstrații pentru calculator și telefon, pașii de testare și accesul la documentele electronice. Serviciul de SSM pregătește și organizează instruirile folosind platforma partenerului SSM.ro.

Ghid vizual: pașii angajatului în platformă

Capturile arată traseul angajatului în platforma SSM.ro. Urmează etapele alocate contului tău și instrucțiunile primite de la firmă. Finalizarea în platformă trebuie corelată cu instruirea efectuată și cu verificările necesare.

1. Primești invitația individuală pe e-mail. Accesează linkul din mesaj pentru a intra în platformă.

2. Folosește adresa ta de e-mail și urmează pașii pentru setarea parolei. Păstrează accesul individual la cont.

3. Deschide „Documentele mele” și verifică instruirile și documentele care îți sunt alocate.

4. Apasă „Instruire și testare”. Parcurge integral materialele, testarea și etapele stabilite pentru instruirea ta, în timpul programului de lucru.

5. Citește instrucțiunile și urmărește materialele incluse. Cere lămuriri dacă un risc sau o măsură de protecție nu este clară.

6. După parcurgerea și verificarea etapelor cerute, folosește „Finalizare” pentru a continua cu semnarea electronică.

7. Apasă „Semnează” și urmează confirmările afișate. Tipul și verificarea semnăturii depind de soluția utilizată și de condițiile legale aplicabile.

8. Așteaptă confirmarea și verifică starea documentului. Dacă semnarea nu este confirmată, cere sprijin persoanei care administrează accesul.

9. Verifică documentele rămase în așteptare și fișa disponibilă pentru descărcare. Dispariția unui indicator din cont nu confirmă singură îndeplinirea tuturor obligațiilor firmei; trebuie urmărite și semnăturile celorlalte persoane implicate.

Serviciul de instruire este organizat de Serviciul de SSM, folosind platforma furnizată de SSM.ro. Capturile ilustrează interfața și pașii; funcțiile disponibile se verifică în contul configurat pentru firma ta.

Cine face ce în procesul de instruire

Platforma ține evidența etapelor, iar atribuțiile rămân la persoanele stabilite potrivit legii și organizării firmei.

• Angajatul accesează contul propriu, parcurge instruirea și testarea, participă la activitățile practice necesare și semnează fișa după efectuarea instruirii.
• HR-ul sau administratorul conturilor poate organiza datele, invitațiile și urmărirea etapelor. Accesul administrativ în platformă nu îi conferă automat atribuția de a efectua sau verifica instruirea.
• Persoana care instruiește îndeplinește rolul prevăzut pentru faza respectivă. Instruirea la locul de muncă și cea periodică revin conducătorului locului de muncă, potrivit art. 91 și 96 din norme.
• Persoana care verifică confirmă însușirea cunoștințelor și efectuarea corectă a instruirii, potrivit art. 94 și 96. Fișa trebuie urmărită până la semnarea de către toate persoanele implicate.
• Angajatorul organizează procesul, aprobă tematicile, asigură timpul și mijloacele necesare și stabilește opțiunea de evidență în regulamentul intern.
• Serviciul extern SSM sprijină pregătirea materialelor și organizarea evidențelor în limitele atribuțiilor și serviciilor contractate. Poate efectua instruirea introductiv-generală în condițiile art. 85; nu preia automat toate rolurile firmei.

Temei: HG nr. 1425/2006, art. 81, 85, 91, 93–94 și 96–97.

Fișa electronică și instruirea efectivă sunt lucruri distincte

Legea nr. 319/2006, art. 21 alin. (4)–(5), permite dovada instruirii în format electronic, potrivit opțiunii angajatorului din regulamentul intern, cu semnătură electronică, avansată sau calificată. Nu rezultă de aici că toate instruirile, pentru toate posturile, se pot realiza exclusiv la distanță.

Demonstrațiile practice sunt obligatorii în condițiile normelor. Art. 93 alin. (2) lit. e) cere demonstrații și exerciții practice la instruirea la locul de muncă, iar art. 96 alin. (5) cere completarea instruirii periodice cu demonstrații practice. Acestea se adaptează activității și echipamentelor; nu sunt doar o opțiune rezervată posturilor cu risc mare.

Conform art. 81 alin. (3)–(3³) și art. 81¹ din HG nr. 1425/2006, fișa se semnează de lucrător și de persoanele care au efectuat și verificat instruirea. Procedurile de utilizare a semnăturii se regăsesc în contractul individual de muncă, iar angajatorul asigură trasabilitatea și integritatea materialelor. Se consemnează materialul, data și durata instruirii.

Regulile SU/PSI se verifică separat. O demonstrație de utilizare a platformei nu înlocuiește cerințele instructajului SU.

Ce câștigi prin organizarea digitală

• Angajații găsesc materialele și documentele alocate în același loc.
• Persoana responsabilă urmărește etapele finalizate și restante.
• Documentele sunt mai ușor de căutat și pregătit pentru verificare.
• Circulația electronică a fișelor reduce tipărirea și deplasările administrative.

Beneficiile depind de date corecte, roluri configurate și utilizarea efectivă a procesului. Pentru comparația completă, vezi SSM și SU digital sau pe hârtie.

Ce verifici înainte de implementare

• Acces individual în browser, pe dispozitivele folosite de echipă.
• Materiale adaptate posturilor și un program de instruire aprobat.
• Identificarea persoanelor care instruiesc, verifică și semnează.
• Exportul unui document final și verificarea semnăturilor sale.
• Accesul la evidențe, copiile de siguranță și condițiile de export la încetarea colaborării.

În serviciul nostru folosim platforma SSM.ro. Stabilește împreună cu prestatorul funcțiile disponibile și ce include oferta; nu presupune existența unei aplicații separate sau a unui mod offline.

Semnături, export și control ITM

Trebuie fiecare angajat să cumpere un certificat calificat?

Nu există o cerință generală în art. 21 care să impună fiecărui lucrător un certificat calificat separat pentru dovada instruirii SSM. În fluxul prezentat, semnarea este oferită prin platformă. Tipul semnăturii și condițiile aplicabile se verifică pentru soluția și documentul concret. Mai multe detalii în ghidul semnăturii electronice SSM.

Un cod OTP sau o semnătură desenată este suficientă?

Un cod poate fi o etapă de confirmare, iar o imagine poate reprezenta vizual o semnătură. Niciunul nu dovedește singur categoria juridică și validitatea întregului proces. Verifică identitatea semnatarului, legătura cu documentul, integritatea și dovezile de validare.

Ce pregătesc pentru control?

Fișele electronice complete, semnăturile verificabile, materialele și dovezile instruirii. Păstrează originalele electronice și informațiile de validare; o captură de ecran nu le înlocuiește. Pune documentele la dispoziție prin modalitatea cerută sau convenită cu inspectorul, cu protejarea datelor personale.

Dacă nu funcționează internetul?

Anunță persoana responsabilă și stabilește o modalitate de acces sau o organizare alternativă conformă. Nu amâna instruirea necesară și nu presupune că semnarea ori sincronizarea offline este disponibilă. Funcțiile se verifică în soluția folosită.