Documente solicitate la controlul ITM în 2026
Checklist complet pentru controlul de securitate și sănătate în muncă: ce pregătești întotdeauna, ce se solicită numai în funcție de activitate și ce verifică inspectorul dincolo de existența documentelor.
La un control SSM, inspectorul ITM poate solicita actele firmei și registrul unic de control, organizarea activității de prevenire și protecție, evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiunile proprii, documentele de instruire, fișele de aptitudine, evidențele EIP și documentele tehnice aplicabile. Lista se extinde în funcție de activitate, riscuri, echipamente, evenimente și numărul de lucrători.
Riscuri, măsuri, instruire, sănătatea lucrătorilor și organizarea prevenirii.
Contracte, timp de muncă, salarizare, REGES-ONLINE și drepturile salariaților.
Apărarea împotriva incendiilor și cerințele specifice situațiilor de urgență.
Expresia „control ITM” este folosită frecvent pentru verificări diferite. Acest ghid tratează în principal controlul în domeniul securității și sănătății în muncă. Dacă acțiunea include și relațiile de muncă, inspectorii pot solicita separat contractele individuale, actele adiționale, evidența timpului de muncă, documentele de salarizare, regulamentul intern și datele gestionate în REGES-ONLINE.
Ce documente se solicită frecvent la controlul ITM – SSM
Nu există un dosar identic pentru toate societățile. Un birou cu trei salariați, un restaurant, un cabinet medical și un șantier au obligații și riscuri diferite. Totuși, există un nucleu de documente pe care angajatorul trebuie să îl poată prezenta rapid și coerent.
Important: inspectorul poate solicita și alte acte relevante pentru obiectul controlului. Lista oficială publicată de ITM include documentele uzuale, dar întinderea verificării este stabilită în funcție de situația concretă.
Actele firmei și reprezentarea la control
- certificatul de înmatriculare și actul constitutiv;
- certificatul constatator pentru activitățile și punctele de lucru verificate;
- registrul unic de control;
- împuternicirea persoanei care reprezintă societatea, dacă administratorul nu participă;
- documentele de identificare solicitate pentru verificarea reprezentantului.
Se verifică: identitatea angajatorului, activitățile autorizate, locurile în care se desfășoară munca și persoana care poate semna actele de control.
Organizarea activității de prevenire și protecție
- decizia privind modul de organizare a activității SSM;
- decizia lucrătorului desemnat și dovada pregătirii, dacă această variantă este aplicabilă;
- documentele serviciului intern, dacă activitatea este organizată intern;
- contractul cu serviciul extern și certificatul de abilitare valabil, dacă activitatea este externalizată;
- deciziile pentru conducătorii locurilor de muncă și atribuțiile SSM din fișele de post.
Se verifică: dacă varianta aleasă este legală pentru dimensiunea și riscurile firmei și dacă responsabilitățile sunt exercitate în realitate.
Evaluarea riscurilor profesionale
- evaluarea riscurilor pentru locurile de muncă, activitățile și riscurile reale;
- identificarea grupurilor sensibile la riscuri specifice;
- evidența zonelor cu risc ridicat și specific, unde acestea există;
- reevaluarea după schimbări semnificative, evenimente sau apariția unor riscuri noi;
- corelarea evaluării cu echipamentele, substanțele și modul efectiv de lucru.
Se verifică: dacă evaluarea descrie activitatea existentă, nu o activitate generică sau o situație veche a societății.
Planul de prevenire și protecție
- măsurile tehnice, organizatorice, igienico-sanitare și de altă natură;
- responsabilii, termenele și resursele necesare;
- dovezile că măsurile au fost realizate sau sunt urmărite;
- actualizarea planului când se schimbă evaluarea riscurilor;
- măsurile specifice punctelor de lucru și activităților desfășurate la terți.
Se verifică: legătura dintre riscul identificat, măsura stabilită, termen și ceea ce există efectiv la locul de muncă.
Instrucțiuni proprii și reguli de lucru
- instrucțiuni proprii SSM adaptate activităților și echipamentelor;
- instrucțiuni pentru situațiile de pericol grav și iminent;
- reguli pentru acces, circulație, depozitare, manipulare și intervenții;
- instrucțiuni pentru deplasări, telemuncă sau lucru la sediul clienților, dacă se aplică;
- instrucțiunile producătorilor și procedurile de utilizare în siguranță a echipamentelor.
Se verifică: dacă regulile sunt cunoscute, aplicabile și compatibile cu riscurile din evaluare.
Instruirea lucrătorilor
- programul de instruire-testare și tematicile aprobate;
- decizia privind duratele și periodicitatea instruirilor;
- fișele individuale de instruire SSM completate și confirmate;
- dovezile instruirii introductiv-generale, la locul de muncă, periodice și suplimentare;
- fișele de instruire colectivă pentru persoanele din exterior, unde este cazul;
- rezultatele testărilor și materialele utilizate la instruire.
Se verifică: continuitatea instruirilor, competența persoanelor care le efectuează, tematica, data și dovada participării.
Supravegherea sănătății lucrătorilor
- fișele de aptitudine emise de medicina muncii;
- controlul medical la angajare și controalele periodice;
- respectarea restricțiilor sau recomandărilor medicale;
- documentele privind supravegherea specială, dacă există expuneri profesionale;
- corelarea riscurilor din fișa de identificare cu activitatea efectivă.
Se verifică: dacă fiecare lucrător este apt pentru munca prestată și dacă examinarea medicală acoperă riscurile reale.
Echipamentul individual de protecție
- normativul intern de acordare a EIP stabilit pe baza evaluării riscurilor;
- fișele sau evidențele de predare-primire;
- instrucțiunile de utilizare, întreținere, verificare și înlocuire;
- documentele de conformitate și evidența verificărilor, când sunt necesare;
- dovada că EIP este disponibil și utilizat corect.
Se verifică: dacă echipamentul este ales după risc, nu distribuit formal, și dacă starea sa permite utilizarea în siguranță.
Prim ajutor, stingere și evacuare
- desemnarea lucrătorilor care aplică măsurile de prim ajutor, stingere și evacuare;
- instruirea adecvată și numărul suficient de persoane desemnate;
- organizarea alarmării și a intervenției în raport cu activitatea și mărimea unității;
- trusele și mijloacele necesare, amplasate și verificate;
- informarea privind conduita în caz de accident sau pericol grav.
Se verifică: capacitatea reală de reacție, nu doar existența unei decizii nominale.
Evenimente, accidente și măsuri dispuse
- registrele de evidență prevăzute pentru evenimente și accidente;
- comunicările evenimentelor și dosarele de cercetare, dacă au existat;
- formularele și procesele-verbale aplicabile;
- dovada realizării măsurilor dispuse după eveniment;
- documentele controalelor anterioare și răspunsurile privind îndeplinirea măsurilor.
Se verifică: respectarea termenelor de comunicare și cercetare, cauzele stabilite și prevenirea repetării evenimentului.
Pentru structura generală a dosarului, fără perspectiva punctuală a controlului, vezi pagina dedicată documentației SSM obligatorii pentru angajatori.
Documente solicitate numai dacă activitatea sau riscurile le impun
Una dintre cele mai frecvente erori este folosirea aceleiași liste pentru orice firmă. Documentele de mai jos nu se cer automat tuturor angajatorilor, dar devin esențiale atunci când există riscul, instalația, substanța ori categoria de lucrători vizată.
| Situația existentă | Documente care pot fi verificate | Aplicare |
|---|---|---|
| Minimum 50 de lucrători | Decizia de constituire a CSSM, regulamentul, procesele-verbale trimestriale, raportul anual și urmărirea măsurilor. Sub 50 de lucrători, constituirea poate fi impusă în condițiile legii. | În funcție de efectiv |
| Echipamente sub incidența ISCIR | Autorizări, evidențe, verificări tehnice, prescripții și autorizarea personalului de deservire, după caz. | Tehnic |
| Instalații electrice și echipamente de muncă | Verificări ale protecției împotriva electrocutării, buletine pentru prize de pământ, mentenanță, verificări periodice și instrucțiuni. | Tehnic |
| Agenți chimici periculoși | Inventar, fișe cu date de securitate, evaluarea expunerii, instrucțiuni, etichetare, depozitare, măsurători și evidențe de instruire. | Risc chimic |
| Agenți biologici | Evaluarea riscului biologic, măsuri de igienă, proceduri de expunere accidentală, gestionarea deșeurilor și supraveghere medicală specifică. | Risc biologic |
| Atmosfere explozive | Documentul privind protecția împotriva exploziilor, clasificarea zonelor, evaluări, măsuri tehnice și autorizări specifice. | ATEX |
| Șantiere temporare sau mobile | Planul propriu de securitate și sănătate, convenții și coordonare SSM, evidența instruirilor și documentele prevăzute pentru șantier. | Construcții |
| Noxe, zgomot, vibrații sau microclimat | Buletine de determinări, evaluări de expunere, plan de măsuri și supraveghere medicală corelată cu rezultatele. | Expunere |
| Temperaturi extreme | Măsurile organizatorice și igienico-sanitare, evidența aplicării lor și adaptarea programului, în condițiile legale. | Sezonier |
| Grupuri sensibile | Evaluări și măsuri pentru salariate gravide, tineri, persoane cu dizabilități sau alte grupuri expuse unor riscuri specifice. | După caz |
| Activitate la sediul unui client | Documente de coordonare, informarea reciprocă asupra riscurilor, reguli ale locației și delimitarea responsabilităților. | La terți |
Ce verifică inspectorul dincolo de existența documentelor
Un dosar voluminos nu înseamnă automat conformare. În practică, documentele sunt comparate între ele și cu situația observată la locul de muncă. Cele mai importante legături sunt următoarele:
Lanțul documentar care trebuie să fie coerent
Fiecare risc identificat trebuie să conducă la măsuri, reguli, instruire și dovezi verificabile.
Datele, posturile, punctele de lucru și echipamentele trebuie să corespundă situației din ziua controlului.
Trebuie să poată fi identificat cine a stabilit măsura, cine a instruit, cine a semnat și când s-a realizat acțiunea.
O măsură trecută în plan, dar neimplementată în teren, poate deveni chiar dovada unei neconformități cunoscute.
Inspectorul poate discuta direct cu lucrătorii
Fișele semnate nu sunt singura dovadă. Lucrătorii pot fi întrebați ce riscuri există, ce echipament trebuie utilizat, cum raportează o defecțiune, ce fac în caz de pericol și cine conduce activitatea. Răspunsurile lor pot confirma sau contrazice documentele prezentate.
Controlul urmărește toate locurile în care se muncește
Dacă societatea are mai multe puncte de lucru, salariați în telemuncă, activitate pe teren sau lucrători trimiși la sediul clienților, documentația trebuie să acopere aceste situații. O evaluare făcută numai pentru sediul social nu este suficientă când munca reală se desfășoară în alte locații.
Pot fi prezentate documentele SSM în format digital?
Documentele și evidențele gestionate electronic trebuie să poată fi găsite și prezentate fără întârziere. Firma trebuie să păstreze forma cerută de actul normativ pentru fiecare document, să poată demonstra autenticitatea și integritatea acestuia și să dețină dovezile de semnare aplicabile.
Într-un flux bine organizat, inspectorul poate primi acces la documentele relevante sau acestea pot fi exportate rapid. Avantajul real nu este simpla scanare a unui biblioraft, ci posibilitatea de a vedea versiunea valabilă, istoricul, instruirile efectuate și semnăturile restante.
Pentru regulile dedicate instruirii și semnării, consultă ghidurile despre instruirea SSM online și semnătura electronică în documentele SSM.
Cum pregătești documentele pentru control în 24 de ore
Dacă ai primit o înștiințare sau inspectorii au început deja verificarea, prioritatea este să identifici obiectul controlului și să prezinți o arhivă coerentă. Nu modifica retroactiv documente și nu completa semnături pentru activități care nu au fost realizate.
Citește înștiințarea, identifică perioada și punctele de lucru verificate, desemnează persoana care centralizează răspunsul și anunță specialistul SSM.
Pregătește actele firmei, registrul unic de control, organizarea SSM, evaluările, planul de prevenire, instrucțiunile, tematicile și fișele de instruire.
Compară lista actuală a salariaților cu fișele de aptitudine și instruire. Identifică lipsurile, documentele expirate și măsurile cu termen depășit.
Include numai documentele aplicabile: EIP, ISCIR, electric, substanțe, măsurători, șantier, evenimente, CSSM sau coordonare cu alte societăți.
Verifică denumirea firmei, punctele de lucru, datele, semnăturile, corelarea factorilor de risc cu măsurile și disponibilitatea persoanelor care vor răspunde inspectorului.
Greșeli frecvente descoperite la verificarea dosarului SSM
Documente copiate, fără legătură cu activitatea
Apar echipamente, funcții, persoane sau riscuri care nu există în societate, iar riscurile reale lipsesc.
Evaluare actuală, plan de prevenire vechi
Factorii de risc au fost modificați, dar măsurile nu au fost actualizate și nu mai pot fi urmărite coerent.
Fișe fără continuitate sau semnături
Instruirile periodice au luni lipsă, tematicile nu corespund sau confirmările nu sunt finalizate.
Medicina muncii nu acoperă riscurile reale
Fișa de identificare a factorilor de risc nu a fost actualizată după schimbarea activității ori a echipamentelor.
Măsuri trecute formal în PPP
Termenele sunt depășite, responsabilii nu cunosc sarcinile, iar în teren nu există dovada implementării.
Confuzie între SSM și PSI
Dosarul amestecă atribuțiile serviciului extern SSM cu responsabilitățile interne privind apărarea împotriva incendiilor.
Contractarea unui serviciu extern nu transferă răspunderea legală a angajatorului. Serviciul extern sprijină organizarea și îndeplinește activitățile prevăzute în contract, dar conducerea societății trebuie să asigure aplicarea măsurilor. Vezi ce presupune un serviciu SSM complet pentru firme.
Întrebări frecvente despre documentele solicitate la controlul ITM
Există o listă unică pentru orice control ITM?
Nu. Documentele depind de obiectul controlului, activitatea firmei, riscurile profesionale, echipamentele utilizate, numărul de lucrători și situațiile constatate. Există un nucleu de documente cerut frecvent și acte suplimentare aplicabile numai anumitor activități.
Documentele SSM trebuie prezentate numai pe hârtie?
Nu în toate situațiile. Documentele gestionate electronic trebuie să poată fi accesate, identificate, exportate și prezentate fără întârziere, cu păstrarea autenticității, integrității și dovezilor de semnare cerute de lege.
Contractul cu serviciul extern SSM este suficient?
Nu. Contractul și certificatul de abilitare dovedesc modul de organizare a activității de prevenire și protecție. Angajatorul trebuie să prezinte și documentația aplicabilă, instruirile, măsurile implementate și evidențele actualizate.
ITM solicită și documentele PSI?
Controlul SSM nu este un control ISU. Inspectorul de muncă poate însă verifica măsurile de prim ajutor, stingere a incendiilor și evacuare a lucrătorilor care țin de obligațiile SSM ale angajatorului. Documentația completă de apărare împotriva incendiilor rămâne în sfera autorităților competente pentru situații de urgență.
Ce se întâmplă dacă actele există, dar nu sunt actualizate?
Simpla existență a unor formulare nu dovedește conformarea. Inspectorul verifică dacă documentele corespund activității reale, dacă au fost actualizate, dacă instruirile sunt efectuate și confirmate și dacă măsurile stabilite au fost puse în aplicare.
Controlul SSM este același cu verificarea relațiilor de muncă?
Nu. ITM are atribuții distincte în securitate și sănătate în muncă și în relații de muncă. Un control poate viza unul dintre domenii sau le poate include pe ambele. Pentru relații de muncă se verifică, între altele, contractele, timpul de muncă, drepturile salariale și înregistrările din REGES-ONLINE.
Ai nevoie de un dosar SSM pregătit pentru verificare?
Verificăm activitatea, punctele de lucru, evaluările, instruirile și documentele existente, apoi stabilim concret ce trebuie completat sau actualizat. Prin SSM.ro, documentele, semnăturile și evidențele pot fi organizate într-un singur flux digital.
Surse oficiale
- Inspecția Muncii – acte solicitate de inspectorii de muncă SSM în urma unui control
- Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă
- HG nr. 1425/2006 – Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 319/2006
- HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
- Inspecția Muncii – Ghid de utilizare REGES-ONLINE pentru angajatori
Actualizat la 3 august 2026. Lista documentelor se adaptează obiectului controlului și activității efectiv desfășurate.