Digitalizare PSI și SU: cum organizezi instruirea și documentele

Ce gestionăm digital și ce se face fizic

Dispozițiile aprobate prin Ordinul MAI nr. 712/2005 prevăd demonstrații practice după teoria instructajului specific locului de muncă (art. 19) și accent pe practică la instructajul periodic (art. 28). Răspunsul IGSU din mai 2025, explicat mai jos, separă semnarea documentelor de efectuarea fizică a instruirii.

Cine instruiește, cine verifică și cine păstrează fișele

Conducerea firmei organizează instruirea și stabilește persoanele implicate. Specialistul poate pregăti materialele și sprijini organizarea, în limitele rolului și serviciilor asumate. Persoana de contact pentru platformă se ocupă de acces și urmărire, fără să devină automat instructor sau verificator.

• Instructajul specific locului de muncă: se efectuează de șeful locului de muncă, potrivit art. 16.
• Instructajul periodic: rolurile sunt stabilite la art. 31; pentru operatorii cu cel mult 9 salariați, efectuarea acestuia este sarcina exclusivă a patronului.
• Fișa: se semnează de persoana instruită, de cea care a efectuat și de cea care a verificat instructajul; conducătorul locului de muncă răspunde de păstrare (art. 48–50).

Desemnarea se corelează cu cerințele de pregătire și atestare aplicabile persoanelor care instruiesc, prevăzute la art. 53–54 din dispozițiile privind instruirea SU. Nici accesul la platformă, nici semnătura electronică nu conferă, prin ele însele, aceste competențe.

Exemplu practic: o firmă cu activitate de birou

Presupunem o echipă care lucrează într-un birou și vrea să reducă dosarele care circulă pentru semnare. Organizarea pornește de la spațiul real și activitatea angajaților.

1. Verificăm situația și documentele

Adunăm lista actuală a echipei, punctele de lucru și documentele existente. Stabilim versiunile valabile și ce trebuie actualizat. Dacă firma a schimbat sediul, informațiile vechi despre evacuare trebuie revizuite înainte de distribuire.

2. Pregătim materialele și instruirea efectivă

Materialele digitale explică regulile relevante pentru birou. Separat, persoanele responsabile organizează instruirea fizică și partea practică: de exemplu, recunoașterea căilor de evacuare, a mijloacelor de alarmare și a modului de acțiune stabilit pentru spațiul respectiv.

3. Stabilim calendarul și persoanele implicate

Calendarul urmărește cerințele aplicabile, categoriile de personal și schimbările din echipă. Intervalul de facturare a serviciului nu stabilește periodicitatea instructajului. Angajările, plecările și schimbările relevante sunt comunicate persoanei de contact.

4. Testăm accesul și circuitul documentelor

Verificăm pe telefon și calculator invitația, lizibilitatea materialelor, semnarea și regăsirea fișei. Testul se face în mediul demonstrativ disponibil, fără evidențe care ar prezenta instruiri fictive drept efectuate. Un coleg care întâmpină dificultăți primește sprijin înainte de finalizarea etapei.

Poți consulta și serviciile SSM pentru firme și modul de pregătire a documentației.

Semnarea, păstrarea și exportul documentelor

Cadrul general include Legea nr. 214/2024 privind semnătura electronică și regulamentul eIDAS. Efectele depind de tipul semnăturii și de condițiile aplicabile; nu orice confirmare electronică are automat efectul semnăturii olografe. Explicațiile Comisiei Europene se citesc împreună cu regulile speciale ale documentului.

Păstrează originalul electronic

O scanare sau o imagine cu o semnătură este diferită de un fișier semnat electronic. Verifică persoanele semnatare, tipul semnăturii, versiunea fișei și informațiile de validare. Pentru corectarea unui document finalizat, stabilește procedura de refacere și semnare.

Testează regăsirea și exportul

Alege o persoană și o perioadă: poți găsi și deschide documentele complete? Verifică separat fișierele, rapoartele și datele despre semnături. Clarifică în contract cum primești evidențele la schimbarea prestatorului sau la încetarea folosirii aplicației.

Urmărește ce mai trebuie făcut

Invitația trimisă, materialul accesat și fișa finalizată sunt stări diferite. Raportul trebuie să arate unde este nevoie de intervenție; nu înlocuiește instruirea și nu garantează rezultatul unui control. Accesul la date se acordă potrivit rolurilor.

Pentru obligațiile generale de apărare împotriva incendiilor, consultă Legea nr. 307/2006, în forma actualizată.

Digitalizare PSI: ce clarifică răspunsul IGSU din mai 2025

Răspunsul instituției privește semnarea electronică a fișelor individuale de instructaj în domeniul situațiilor de urgență. Documentul menționează demersuri pentru aplicarea unitară a Legii nr. 214/2024, astfel încât fișele electronice semnate cu semnătură avansată sau calificată să producă aceleași efecte juridice ca fișele pe hârtie, completate și semnate olograf.

Precizarea trebuie citită împreună cu paragraful final, în care IGSU arată că legea semnăturii electronice vizează semnarea documentelor, fără a modifica modalitatea de efectuare a instruirii:

„fără a reglementa modificări asupra modalității de efectuare a instruirii în format fizic a salariaților”

Ce înseamnă pentru firmă: semnarea fișei și desfășurarea instruirii sunt două aspecte distincte. Răspunsul nu poate fi folosit drept confirmare că orice instruire SU poate fi înlocuită integral cu vizionarea unui material online. Nici nu reprezintă o certificare a unei platforme comerciale.

Pentru digitalizare PSI, stabilim separat documentele, semnăturile și modul efectiv de instruire, potrivit situației firmei și cerințelor aplicabile. Platforma poate sprijini organizarea materialelor și evidențelor; activitățile necesare la locul de muncă se tratează distinct. Răspunsul din mai și cel prezentat mai jos sunt clarificări instituționale, nu acte normative care modifică singure regulile de instruire.

Pentru un alt subiect, acceptarea documentelor SSM de către inspectorii de muncă, consultă ghidul documentelor SSM electronice la control ITM.

Ce spune răspunsul IGSU publicat mai jos

Adresa IGSU nr. 81801 din 23.12.2025 discută folosirea documentelor electronice și face referire la Legea nr. 214/2024. Documentul menționează semnătura electronică calificată și excepțiile pentru care legislația cere în mod expres forma fizică.

Răspunsul trebuie citit integral, în contextul său. El nu reprezintă o certificare a unei platforme comerciale și nu afirmă că orice tip de semnătură este suficient pentru orice document PSI.

Checklist înainte de lansare

Verifică împreună cu persoanele implicate:

• Lista angajaților, activitățile și punctele de lucru sunt actuale.
• Materialele și regulile descriu spațiul folosit efectiv.
• Sunt stabilite persoanele care instruiesc, verifică, semnează și păstrează fișele.
• Calendarul, instruirea fizică și activitățile practice sunt organizate.
• Accesul și lizibilitatea materialelor au fost testate pe dispozitivele echipei.
• Tipul semnăturii și condițiile aplicabile au fost verificate pentru documentele vizate.
• Documentele originale și datele necesare verificării pot fi regăsite și exportate.
• Etapele nefinalizate au un responsabil și nu sunt bifate artificial.

Lista este un sprijin de organizare, nu înlocuiește documentele obligatorii. Revizuiește modul de lucru când se schimbă echipa, spațiul sau activitatea.

Ce se întâmplă cu fișele vechi?

Introducerea platformei nu este un motiv pentru eliminarea evidențelor existente. Stabilește ce documente rămân valabile, unde sunt păstrate și cum se leagă de noua evidență. Separă originalele de copiile pentru consultare și de versiunile în lucru.

Ce informații trimiți pentru o ofertă potrivită

Trimite numărul de angajați, activitatea efectivă, punctele de lucru și situația documentelor existente. Oferta trebuie să clarifice pregătirea materialelor, organizarea instruirii, accesul, semnarea, sprijinul oferit și exportul documentelor.

Poți consulta tarifele serviciilor SSM și PSI. Compară serviciile și responsabilitățile incluse, alături de cost. Platforma folosită este furnizată de SSM.ro; modul de lucru pentru firma ta se stabilește în funcție de activitate și de cerințele aplicabile.