Întrebări frecvente despre digitalizarea SSM

Expresiile „SSM digital” sau „SSM online” descriu folosirea instrumentelor electronice pentru organizarea și documentarea activităților de securitate și sănătate în muncă. Pot include materiale de instruire, verificarea cunoștințelor, fișe electronice, semnături și urmărirea termenelor. Aceste expresii nu reprezintă o categorie juridică separată. Evaluarea riscurilor, instruirea adecvată postului și aplicarea măsurilor de prevenire rămân necesare. În funcție de activitate, procesul poate combina instrumentele digitale cu demonstrații, exerciții și verificări la locul de muncă.

Extras relevant: „instruire asistată de calculator”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 78; Legea nr. 319/2006, art. 6 alin. (1), art. 12 alin. (1) lit. a), art. 20 și art. 21 alin. (4)–(5).

Da. Legislația permite folosirea mijloacelor digitale și consemnarea electronică a instruirii, cu respectarea cerințelor aplicabile. Sunt necesare materiale adaptate postului, persoane competente, instruire efectivă, verificarea cunoștințelor și componentele practice obligatorii. Angajatorul stabilește modalitatea documentării și semnării prin regulamentul intern, iar procedurile privind semnătura electronică se regăsesc în contractul individual de muncă. Fișa se completează și se semnează de persoanele implicate, iar materialele trebuie să poată fi identificate și verificate ulterior. Utilizarea unei platforme nu garantează, singură, îndeplinirea acestor condiții.

Extras relevant: „stabilită de angajator prin regulamentul intern”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 78, art. 81 alin. (1)–(3³) și art. 81¹. Citatul este din art. 81 alin. (3¹), introdus prin HG nr. 259/2022, art. I pct. 6.

Instrumentele digitale pot fi utile în activități de birou, servicii, telemuncă și echipe care lucrează în mai multe locații. Acestea sunt exemple practice, nu o listă legală de activități eligibile. Alegerea se face după evaluarea riscurilor și a instruirii necesare pentru fiecare post. Și în producție, construcții sau alte activități cu echipamente și riscuri specifice pot fi folosite materiale digitale. Trebuie însă organizate demonstrațiile, exercițiile și verificările cerute de activitatea concretă. Modalitatea de instruire se adaptează postului și condițiilor reale de muncă.

Extras relevant: „demonstrații practice”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 96 alin. (5), respectiv art. 93 alin. (2) lit. e); Legea nr. 319/2006, art. 20 alin. (1)–(2).

Da. Un singur angajat este suficient pentru ca angajatorul să aibă obligații privind securitatea și sănătatea în muncă. Instruirea, evaluarea riscurilor și măsurile de prevenire se organizează în funcție de activitatea efectivă și de postul ocupat. Contractarea unui serviciu extern nu este obligatorie în orice situație: angajatorul poate prelua atribuții SSM dacă îndeplinește condițiile legale privind activitatea desfășurată, prezența sa efectivă în firmă și pregătirea necesară. Numărul mic de salariați nu înlocuiește aceste condiții și nu elimină obligația de instruire.

Extras relevant: „fiecare lucrator”.

Temei: Legea nr. 319/2006, art. 20 alin. (1), coroborat cu art. 3 alin. (1)–(2), art. 6 alin. (1) și art. 9 alin. (4); Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 16 alin. (1)–(3).

Obligațiile SSM se aplică și în telemuncă. Angajatorul trebuie să organizeze prevenirea riscurilor și instruirea adecvată, inclusiv privind utilizarea echipamentelor cu ecran. Responsabilitățile părților se stabilesc în contract, în funcție de locurile în care se desfășoară activitatea. Telesalariatul comunică informațiile necesare despre condițiile de lucru, respectă instrucțiunile și utilizează echipamente sigure. Instruirea se desfășoară în timpul programului de lucru, fără costuri pentru salariat. Documentele și mijloacele electronice pot fi folosite cu respectarea acelorași cerințe de instruire, verificare și semnare.

Extras relevant: „o instruire suficientă și adecvată”.

Temei: Legea nr. 81/2018, art. 7 lit. c), art. 5 alin. (2) lit. f) și art. 8; Legea nr. 319/2006, art. 20 și art. 21 alin. (1)–(2), (4)–(5).

Fișele de instruire individuală și colectivă pot fi întocmite electronic, cu informațiile obligatorii prevăzute de normele SSM. Angajatorul stabilește modalitatea prin regulamentul intern, iar procedurile de semnare a fișei individuale trebuie să se regăsească și în contractul individual de muncă. Semnează persoanele prevăzute de lege, potrivit rolului lor în instruire. Și alte documente SSM pot fi întocmite sau gestionate electronic, după verificarea cerințelor proprii de conținut, aprobare, semnare și păstrare. Simplul fapt că un document este scanat ori încărcat într-o platformă nu confirmă îndeplinirea tuturor acestor cerințe.

Extras relevant: „pe suport hârtie sau în format electronic”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (1)–(3²), art. 81¹ și art. 82 alin. (3)–(4). Citatul este din art. 81 alin. (1), în forma modificată prin HG nr. 259/2022, art. I pct. 5.

Regula specială SSM permite semnătura electronică simplă, avansată sau calificată. Procesul ales trebuie să permită atribuirea semnării persoanei respective și legarea ei de fișa concretă. Accesarea unui cont ori afișarea unui nume pe un PDF nu demonstrează, prin ele însele, că persoana a semnat. Semnătura calificată are efectul juridic al semnăturii olografe; pentru celelalte tipuri, condițiile și probele trebuie analizate potrivit legii. Marca temporală și sigiliul electronic pot adăuga garanții, dar nu înlocuiesc semnăturile persoanelor care trebuie să semneze fișa.

Extras relevant: „semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată”.

Temei: Legea nr. 319/2006, art. 21 alin. (5); Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (3)–(3¹) și art. 81¹; Legea nr. 214/2024, art. 1 alin. (4), art. 3 alin. (2), art. 4 și art. 5 alin. (3).

Se verifică fișierul electronic și dovezile de semnare: cine a semnat, ce conținut a semnat și dacă documentul a fost modificat ulterior. Pentru semnăturile bazate pe certificate se verifică și certificatul, emitentul și situația lui la momentul semnării. Pentru alte mecanisme contează dovezile de identificare, autentificare și semnare păstrate de sistem. Materialele folosite la fiecare instruire trebuie să poată fi identificate și verificate. Sigiliul sau marca temporală pot susține verificarea originii, integrității ori datei, dar nu dovedesc singure că fiecare persoană a semnat sau că instruirea a avut loc.

Extras relevant: „trasabilitatea și integritatea materialelor”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (3³); Regulamentul eIDAS, art. 26, art. 32 alin. (1), art. 35 alin. (2) și art. 41 alin. (2); Legea nr. 214/2024, art. 3 alin. (3) și art. 5.

Pentru fișele întocmite și semnate electronic potrivit legii nu există obligația generală de a păstra și un duplicat pe hârtie pentru control. Se păstrează documentul electronic împreună cu elementele necesare verificării sale. O imprimare permite citirea conținutului, dar nu păstrează funcționalitatea semnăturii electronice. Documentele vechi semnate olograf au un regim separat: scanarea lor poate ajuta la consultare, fără să permită automat distrugerea originalelor. Păstrarea și eventuala eliminare a documentelor se fac potrivit regulilor arhivistice aplicabile.

Extras relevant: „fără a le solicita și în format letric”.

Temei: Codul muncii, art. 16 alin. (1⁸); Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (4)–(5); Legea nr. 16/1996, art. 9 alin. (3) și art. 11 alin. (2)–(3).

Da. Organele de control trebuie să accepte documentele SSM întocmite electronic și semnate potrivit legii, fără să ceară și exemplare pe hârtie. La solicitare, pot fi transmise electronic inclusiv înaintea controlului. Documentele trebuie să fie accesibile și verificabile; conținutul, semnăturile și efectuarea instruirii pot fi controlate.

Adresa Autorității pentru Digitalizarea României nr. 2381/17.09.2025, transmisă Ministerului Muncii și Inspecției Muncii, clarifică această obligație. Este o explicație administrativă privind acceptarea documentelor legal întocmite și semnate, fără a certifica o platformă sau a autoriza în general instruirea integral online.

Extras relevant: „au obligația de a accepta, pentru verificare și control”.

Temei: Codul muncii, art. 16 alin. (1⁸); Legea nr. 214/2024, art. 25 alin. (1); Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81 și art. 81¹. Clarificare administrativă: adresa ADR nr. 2381/17.09.2025, prezentată în articolul despre documentele SSM electronice.

Instruirea pornește de la un program aprobat și materiale potrivite postului. Lucrătorul parcurge instruirea în timpul programului de lucru, cu verificarea cunoștințelor și componentele practice necesare. Rezultatul, materialele predate, durata și data se consemnează în fișa individuală, apoi semnează persoanele implicate. Pentru fiecare dintre cele trei faze de instruire și pentru instruirea periodică suplimentară, durata stabilită prin program nu poate fi sub o oră. Acesta este pragul minim legal; durata concretă se stabilește potrivit activității și riscurilor. Pașii tehnici pot diferi de la o soluție digitală la alta.

Extras relevant: „nu va fi mai mică de 1 oră”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 76–81¹, art. 89 alin. (1)–(2) și art. 93–94. Regula citată este prevăzută la art. 80¹, introdus prin HG nr. 767/2016, art. II pct. 1.

Nu. Lucrătorul trebuie să primească informații potrivite postului, să își însușească regulile și să participe la componentele practice obligatorii. Instruirea introductiv-generală se finalizează cu testarea cunoștințelor, iar începerea efectivă a activității presupune verificarea prevăzută pentru instruirea la locul de muncă. Semnătura documentează etapele efectuate și verificările, fără să le înlocuiască. O fișă semnată fără parcurgerea instruirii nu demonstrează, prin ea însăși, îndeplinirea obligațiilor. Într-un proces corect, completarea și semnarea fișei urmează instruirii și verificării acesteia.

Extras relevant: „însușirea cunoștințelor”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 75, art. 81 alin. (2)–(3), art. 89 alin. (1)–(3), art. 93 alin. (2) lit. e), art. 94 și art. 96 alin. (5).

Rolurile diferă în funcție de etapă:

• Instruirea introductiv-generală poate fi efectuată de angajatorul care și-a asumat legal atribuțiile SSM, lucrătorul desemnat, un lucrător al serviciului intern sau serviciul extern de prevenire și protecție.
• Instruirea la locul de muncă este efectuată de conducătorul direct. Înainte de începerea activității, cunoștințele sunt verificate de superiorul celui care a instruit.
• Instruirea periodică este efectuată de conducătorul locului de muncă. Verificarea revine superiorului său și, prin sondaj, persoanelor sau serviciilor prevăzute de lege.

Fișa este semnată de lucrător și de cei care au efectuat și verificat instruirea. Folosirea unei platforme păstrează aceste responsabilități.

Extras relevant: „conducătorul direct”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 91 alin. (1), art. 85 lit. a)–d), art. 94, art. 96 alin. (1) și (4), art. 81 alin. (3) și art. 81¹.

Angajatorul rămâne responsabil pentru siguranța muncii și atunci când folosește un serviciu extern sau o platformă digitală. Trebuie asigurate evaluarea riscurilor, aplicarea măsurilor de prevenire, echipamentele adecvate, supravegherea sănătății și organizarea primului ajutor și a evacuării. La instruire rămân obligatorii demonstrațiile și exercițiile practice prevăzute pentru postul respectiv. Organizarea concretă se stabilește în raport cu riscurile și echipamentele folosite. Documentele electronice ajută la evidență, iar măsurile consemnate trebuie puse efectiv în aplicare la locul de muncă.

Extras relevant: „nu este exonerat”.

Temei: Legea nr. 319/2006, art. 6 alin. (2), art. 10, art. 12 alin. (1) lit. a)–b), art. 13 lit. b), e), f), j), q)–r) și art. 25; Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 93 alin. (2) lit. e) și art. 96 alin. (5).

Intervalul se stabilește prin programul de instruire-testare, în funcție de condițiile și riscurile postului. Regula generală este un interval de maximum șase luni; pentru personalul tehnico-administrativ, limita este de maximum 12 luni. Programul poate stabili instruiri mai dese. Sunt necesare și instruiri suplimentare în situațiile prevăzute de lege, de exemplu după o absență de peste 30 de zile lucrătoare, la reluarea activității după un accident de muncă sau la schimbări relevante ale echipamentelor, procedurilor ori riscurilor. Utilizarea formatului digital nu modifică periodicitatea aplicabilă.

Extras relevant: „cel mult 12 luni”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 96 alin. (3), coroborat cu alin. (2) și (2¹), respectiv art. 98 lit. a)–g).

Instruirea se organizează la angajare, în timpul programului de lucru. Se parcurge mai întâi instruirea introductiv-generală, apoi instruirea la locul de muncă, inclusiv componentele practice aplicabile. Angajatul începe efectiv activitatea la post numai după verificarea cunoștințelor de către persoana competentă și consemnarea acesteia în fișă. Separat, persoana trebuie informată despre riscurile postului înaintea angajării. Ca măsură de organizare, este util ca datele necesare pregătirii instruirii să fie comunicate suficient de devreme pentru respectarea acestor etape.

Extras relevant: „la angajare”.

Temei: Legea nr. 319/2006, art. 20 alin. (1) lit. a), art. 13 lit. h) și art. 21 alin. (2); Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 83 lit. a), art. 89, art. 90 alin. (1), art. 93 și art. 94.

Situația trebuie verificată și remediată. La angajare, lucrătorul nu începe efectiv activitatea la post înainte de îndeplinirea condițiilor de instruire și verificare. Dacă instruirea a avut loc, dar lipsește o semnătură, trebuie clarificată și completată dovada, păstrând datele reale ale operațiunilor. Dacă instruirea nu a avut loc sau cunoștințele nu au fost însușite, etapele lipsă trebuie efectuate și verificate. Nu se antedatează fișele și nu se consemnează activități neefectuate. Semnarea ulterioară nu înlătură automat o neconformitate anterioară; remedierea se organizează în funcție de situația constatată.

Extras relevant: „toate persoanele implicate”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81¹, art. 81 alin. (1)–(3), art. 89 alin. (3) și art. 94. Pașii de remediere de mai sus sunt recomandări practice pentru respectarea acestor cerințe, nu o procedură de validare retroactivă.

Instruirea trebuie organizată astfel încât lucrătorul să înțeleagă regulile și să poată aplica măsurile de siguranță. Dacă nu înțelege suficient româna, este necesară adaptarea comunicării: materiale și explicații într-o limbă cunoscută, traducere sau sprijin lingvistic, după caz. Acestea sunt modalități practice de îndeplinire a obligației de instruire suficientă și adecvată. Trebuie verificate efectiv cunoștințele, inclusiv în raport cu riscurile postului. Traducerea unui document sau semnarea fișei, fără înțelegerea instrucțiunilor, nu asigură prin ea însăși îndeplinirea acestei obligații.

Extras relevant: „instruire suficienta și adecvată”.

Temei: Legea nr. 319/2006, art. 20 alin. (1); Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 75, art. 89 alin. (1) și (3), respectiv art. 94.

Instrumentele digitale pot sprijini instruirea și administrarea documentelor din domeniul situațiilor de urgență și prevenirii incendiilor. Fișele pot fi întocmite electronic și semnate cu semnătură electronică avansată sau calificată, cu respectarea condițiilor legale. Pentru instruirea propriu-zisă se aplică însă regulile specifice SU/PSI, inclusiv demonstrațiile și exercițiile practice, verificarea cunoștințelor și responsabilitățile persoanelor implicate. Semnarea electronică a fișei nu autorizează automat instruirea integral online. Într-un punct de vedere din 2025, IGSU precizează că regulile privind semnăturile electronice nu modifică efectuarea fizică a instruirii.

Extras relevant: „demonstrații practice”.

Temei: Dispozițiile generale aprobate prin OMAI nr. 712/2005, art. 19, coroborat cu art. 28 și art. 45–50, în forma modificată prin OMAI nr. 786/2005; Legea nr. 214/2024, art. 3 alin. (2), art. 4 alin. (1) și (3)–(5), respectiv art. 25 alin. (1). Precizare administrativă: adresa IGSU nr. 1537/2025, copie publicată de destinatar; aceasta este un punct de vedere, nu un act normativ.

Istoricul trebuie păstrat și să rămână ușor de urmărit. La trecerea la digital, documentele vechi pe hârtie se păstrează potrivit regulilor aplicabile, iar procedurile interne se actualizează. Scanarea nu permite automat eliminarea originalelor. La schimbarea furnizorului, este recomandată stabilirea predării fișierelor semnate, dovezilor de semnare și materialelor aferente, precum și verificarea lor înainte de închiderea vechiului acces. Fișa individuală se păstrează în unitate pe durata raporturilor de muncă; păstrarea ulterioară se stabilește potrivit regulilor arhivistice aplicabile. Nu există în norma SSM un termen numeric unic după plecarea salariatului. Arhivarea electronică trebuie organizată în condițiile legislației aplicabile; simpla stocare într-un cont sau într-o platformă nu dovedește îndeplinirea cerințelor de arhivare.

Extras relevant: „încetării raporturilor de muncă”.

Temei: Normele aprobate prin HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (5), coroborat cu alin. (3¹)–(4); Legea nr. 16/1996, art. 8, art. 9 alin. (3), art. 11 și art. 27¹ alin. (1). Pentru arhivarea electronică: Codul muncii, art. 16 alin. (1³), Legea nr. 135/2007, art. 1, art. 1¹ și art. 3 și Normele aprobate prin Ordinul nr. 20.717/2024, anexa nr. 1, art. 4 alin. (1), alin. (4) lit. b)–c) și art. 11 lit. c). Recomandările privind predarea și verificarea fișierelor sunt măsuri practice pentru continuitatea documentelor.